Който е секретар на решението и това, което прави?

Позицията на секретаря за дълго време е най-желаната за много представители на красивия под. По-рано, като правило, нямаше нищо от такъв служител, с изключение на привлекателен външен вид. Въпреки това, сега всичко се е променило, понякога такъв служител е важна част от колективния и трябва да бъде готов за извършване на различни функции. В резултат на това често е силно натоварено чрез работа. Какви са тези отговорности, какви изисквания трябва да отговарят на предлагането на работа, прочетете в тази статия.

Особености

Професията „секретар“ се връща към времето на древния Рим. „Секретари“ бяха надеждни лица на императори – мъже, които имаха голямо политическо влияние. Тази професия е получила новото си начало по време на Първата световна война, но вече подразбира изпълнението на напълно други задължения. До времето ни само ехо бяха постигнати чрез първоначалното значение на секретаря под формата на такива длъжности като генералния секретар и държавния секретар.

Днес професията, преразглеждането на секретаря изисква изпълнението на работата, свързана с документи, организиране на офис работа, офис оборудване и други функции. Важни умения за секретаря на референт са предаване и внимателност. Префикс „референт“ означава, че служителят ще комуникира с органите за различни работни дела. Очевидно конкурентоспособността сред тези, които искат да предприемат тази позиция, е висока, особено в големите фирми или компании. Спецификата на уменията, които секретарят трябва да има, понякога може да зависи от областта на дейността на компанията. Просто поставени в компанията, ангажирана с продажбата на оборудване, секретарят ще трябва да знае тънкостта на провеждането на бизнес преговори. Това обаче не е необходимо за всяка компания поотделно.

Големите компании за набиране на персонал твърдят, че тази позиция, заедно с пост на водача и други подобни свободни работни места, предполага голямо количество преработка с продължителност. Хората, които са на тези позиции, са принудени да се адаптират към графика на шефовете и да бъдат готови да работят почти 24/7. Сега популярността придобива „виртуални секретари“, които изпълняват по-голямата част от задълженията на обичайната секретар на тези фирми, които не са в състояние да премахнат офиса или просто не го правят поради спасителни средства. Отделно трябва да се отбележи значението на появата на секретаря. Секретарят трябва да се облича в бизнес стил, да се избегне ярко, отвъд и неподходящо грим, прически.

Използването на парфюми с забележим аромат не е добре дошъл, но скромен, атрактивен външен вид е добре дошъл.

Описание на работата

Този документ съдържа всички отговорности, свързани с дейността на служителя. Също така, инструкцията за работа съдържа права на служителите и описание на изискванията за него. Този документ съдържа информация и кой ще трябва да замени служителя по време на отсъствието му. Също така си струва да се отбележи фактът, че ако е необходимо, инструкцията за работа може да бъде преразгледана и променена. Това може да се случи в следните случаи.

• Промяна на отговорностите на секретаря Референция.
• Появата на промени в документацията за организацията.
• Появата на промени в структурата на организацията.

Задължения

По-долу са основните отговорности на секретаря.

• Често човек, който е в тази позиция, е отговорен за предоставянето на офис канцеларски материали. Също така трябва да поръча продукти, ако е необходимо. Пряка отговорност на секретаря – поръчайте охладител с вода и внимавайте за неговия пълнител.
• Референтният секретар трябва да получава повиквания за главата и да произвежда „скрининг“.
• Той трябва да организира и реда за получаване на посетители.
• Лицето, което е в тази позиция, е подчинено на генералния директор на компанията. По този начин повечето от извършените задължения ще бъдат свързани с нейните искания и поръчки.
• Списъкът на отговорностите включва и приемането и изпращането на получената и изпратена кореспонденция, подготвя всички необходими документи по искане на генералния директор, контрола на документите, които директорът трябва да подпише.
• Секретарят също така предава необходимата информация от директора на служителите и напротив, причинява служителите на директора, ако е необходимо.
• Този служител често взаимодейства и с административния и икономическия отдел. Понякога той може да координира с персонала на офиса на офиса на офис консумативи и инвентар. За разлика от първия елемент, описан по-горе, този елемент не винаги се предписва на описанията на референтния секретар.
• Секретарят трябва да поръча полети до самолета и книжните стаи в хотелите в случай, че директорът или други служители отиват на бизнес пътуване.
• В някои организации секретарят трябва да уведоми органите и / или други служители за предстоящите тържества, рождените дни на служителите и празниците. Понякога се занимава специалист по човешки ресурси.
• Дневният секретар ежедневно трябва да подготви директора за приемане в началото на новия ден – включи лека, офис техника (принтер, компютър и т.н.), подготвя необходимите документи.

Отговорност

Референтният секретар трябва да отговори на потока на документи и няма право да разкрива поверителна информация. Такъв служител е отговорен за запазването на документите и тяхното своевременно подаване. Секретарят е отговорен за неспазването на задълженията, предписани в официалната инструкция,. Д. За неизпълнение на техните работни функции, включително такива нарушения, сякаш късно. Служителят може да има проблеми, ако бъде договорен да работи с документацията.

Отговорността се носи за разкриване на поверителна информация, която се отнася до категорията „търговска мистерия“. Забранява се служител да разваля инвентара, по-специално, мебели, предоставени на него или собственост на компанията. Секретарят е отговорен за нетактично или грубо отношение към служителите. Тъй като се съобщава за всички останали служители почти ежедневно, секретарят трябва да бъде неконфликт и дипломатически.

Липсата на демонстрация на тези качества може да доведе до уволнение на секретаря.

Права

На първо място, референтният секретар има право да поиска различните документи, необходими за работа в различни служители. Секретарят може да разпространява получени телефонни обаждания, в зависимост от тяхното значение по своя преценка. Същото се отнася и за процедурата за приемане на посетители на рецепцията. Той може също да изисква обяснение от служителите, ако е имало дисциплинарно нарушение. Посоченият секретар също има достъп до документи под лешояд „поверително“.

Само генералният директор може да освободи или да наеме такъв служител, а не на ръководителя на отдела или отдел, както в други случаи. Същото се отнася и за възстановяването. Секретарят може да представи на ръководството на предложението за подобряване на работата с методи за работа или управление на управлението. Също така може да оптимизира някои работни потоци. Подобно на всеки друг служител, той има право да изисква създаването на удобни условия за труд и дори устно да изисква обяснения от служители, които нарушават трудовата дисциплина.

Знания и умения

Като правило работата на секретаря се оценява въз основа на нейната изпълнителна и ефективност. Така, други умения са вторични. Служителят трябва да може да комуникира с хората, преговарят, да има компетентна реч. Трябва да могат да решават различни видове организационни въпроси, да използват програмите на Microsoft Office – Excel, Power Point, Word и Other.

Образование

Няма трудно изискване за образование, както и специалността, получена. Въпреки това образованието трябва задължително да бъде, макар и вторичното специално. Завършилите юридически факултети получават предпочитание поради факта, че работата в по-голямата си част е свързана с провеждането на документацията. Желана опит от 1 година. Може да се счита, че алтернативен опит на работата преминава през курсовете за обучение.

Чуждестранните компании от бъдещия служител могат да изискват познания за чужд език. Секретарят трябва да може да изразява компетентно мислите си, да пише и изготвя документи без граматични грешки.

Често инструкцията за работа може да съдържа непълен списък на правата, митата и изискванията относно референтния секретар. Това се отнася за задълженията – всъщност техният списък е по-широк.

Месторабота

Търсенето на тази професия е голямо. Като правило такива дейности са най-подходящи за млади професионалисти, които наскоро са завършили. Тази дейност е чудесна възможност да разберете структурата на работата на компанията. Смята се, че в тази позиция можете да си купите добри умения на бъдещето на добър мениджър. Тъй като референтният секретар извършва широк кръг от задължения, това е важен и необходим служител дори за най-малките компании.

В заключение си струва да се отбележи, че шаблонът, според който секретарят трябва да може да готви кафе и да отговори на телефонни разговори, далеч от истината. Сега е широк спектър специалист.