Професионален секретар

Професионален секретар

В офиса на почти всяка модерна компания, секретарят заема специално място. Това е специалист за поддържане на поръчката и ефективността на организацията. По същество това е посредник между главата, служителите, партньорите и клиентите. Получете тази позиция обикновено е лесно – не винаги се изисква висше образование и богат опит. И за изграждането на добра интересна кариера в бъдеще, можете, ако правите задълженията качествено и отговорно.

Професионален секретарПрофесионален секретар

История на професията

Споменаването на професията на секретаря се забелязва в дните на древния Рим. Според историците такива работници наемат патрици и бързо или просто богати граждани на страната. Секретарите работеха мъже от по-ниски имоти, които имат добро образование. По това време задълженията на такива служители са семинар, кореспонденция и често финансират и дори тайните на работодателя.

В Русия офисът на секретаря се появи през 1720 година. Благодарение на Петър I. Професията беше представена със строги изисквания – наличието на образование, добро познаване на законите, разбиране на всички тънкости и особености. Позицията на личния секретар се търси след 1840 г. – много мениджъри на различни предприятия често се нуждаят от личен асистент.

Изискванията за професията бяха високи, за устройството за такава работа се нуждаеха от специални умения. След това започнаха да се появяват първите секретарски курсове.

Професионален секретарПрофесионален секретар

Съвременната професия на секретаря често е приемна и организационна работа в офиса – помощ не само за главата, но и колеги и посетители. Днес секретарят се счита за лице на човек и на неговия или външен вид посетители преценяват солидността на цялото предприятие. Днес тази професия се счита за предимно женска поради нейната специфичност. По време на развитието на професията бяха формирани няколко направления на секретариата, зависещи от специализацията.

  • Офис секретар (офис мениджър). Задълженията са разпределение на телефонни разговори, среща на гостите, изпълняващи инструкциите на ръководството и осигуряване на стабилното функциониране на офиса (поръчване на канцеларски материали, вода и др.Чест. За длъжността служителят не изисква специално образование. В кариерните стълби тази позиция често започва.

Професионален секретар

  • Секретар рецептор. Позицията е подобна на работата на мениджъра на офиса, но по-отговорен и сложен. Тук задълженията ще бъдат подготовката на проектни решения, редактиране на документи, изготвяне на текстове за ръководителите на главата на различни събития, както и частичен контрол върху работата на служителите на организацията. Получаването на тази публикация изисква специално образование (курсове, център за обучение).

Професионален секретар

  • Личен асистент мениджър. Тази публикация се счита за почтена. Този асистент трябва да установи взаимоотношения с ръководството и да създаде атмосфера на доверие. Да изпълняват задължения, познаване на спецификата на професията, основите на офисната работа, устойчивостта на стреса и самочувствието. Работата по правило е да се решат организационните и административните задачи.

Професионален секретар

В допълнение към тези професии, има няколко специализации с тесни особености.

  • Доставка. Служител, който систематизира документацията, изготвя сметки, регистрира входяща и изходяща кореспонденция, формира архив.
  • Секретар-преводач. В допълнение към основните задължения, ще бъде необходимо да притежавате чужд език на високо ниво. Служителят участва в преговори с чуждестранни партньори.
  • Съдебен секретар. Служителят служи в съда, проверява появата на хора на срещи, води протокола на изслушването, е съдебни актове и изпълнява различни указания на съдията.
  • Технически секретар. За да изпълните задълженията, е необходимо да притежавате „слепи“ метод за печат, да отговорите на телефонни разговори и да можете да работите с офис оборудване.

Професионален секретар

Допълнителни характеристики на съвременната професия са:

  • делова кореспонденция+
  • Висока скорост на печат „слепи“ метод – без да гледате клавиатурата и използвате всичките 10 пръста+
  • Способност да се насладите на разнообразни офис офис оборудване+
  • Способността за систематизиране на документацията (кореспонденция, архива).

Пълният списък на необходимите умения на секретаря обикновено се формира в зависимост от структурата на предприятието и изискванията на главата.

Предимства и недостатъци

Предимствата на професията могат да бъдат наречени следното:

  • Няма физическо упражнение+
  • Възможно е да се получат важни комуникационни умения и да се установят полезни връзки+
  • Няма нужда да имате специалност, за да си намеря работа+
  • работа в удобни условия+
  • В някои случаи е възможно лична употреба да използва офис офис оборудване (копирна, сканиране)+
  • Понякога можете да комбинирате проучване и работа.

Както във всяка друга професия, позицията на секретаря има своите недостатъци:

  • Постоянно местоположение в ръководството+
  • Ежедневен безупречен външен вид (особено важен в големите компании)+
  • Простотни задачи и рутинна работа (често типични за малките организации)+
  • Работата често се свързва със стреса+
  • извършване на лични задачи на шефовете, които не са свързани с работата+
  • рядко имат възможност за самореализация+
  • Режим на работа може да бъде не-неправилен.

Перспективата за развитие на секретаря често остава. Някои мениджъри не бързат да загубят добър служител и да го преведат на друга позиция. Други по отношение на отговорните, трудолюбивите и професионалните работници показват разбиране и често повдигат.

Описание на работата

Документ, който има за цел да регулира правата и задълженията на служителя – описанието на длъжността, е също толкова важно за секретаря и за лидерството. Тя съдържа правата и задълженията на двете страни по трудовия договор, което дава възможност да се използва като инструмент за ефективна координация на производствените процеси.

Не съществува унифицирана форма на инструкции, така че може да се компилира с помощта на готови шаблон или да развива свой собствен документ. При изготвянето на документ е важно да се обмисли, че във всяка компания секретарите изпълняват различни функции, въпреки обединената основна работа.

Инструкцията за работа трябва да бъде изготвена в съответствие с професора и да включва следните основни раздели.

  • Общи разпоредби.
  • Функции.
  • Официални задължения.
  • Права.
  • Отговорност.

В допълнение към основните отговорности, се разрешават допълнителни функции да запишат назначаване на специализация. Така инструкциите на издателя, техническия секретар, военния или научният секретар ще съдържат подобни основни секретарски функции, но се различават по специализирани задължения, които ще трябва да посочат в документа.

Задължения

В класическо разбиране следните функции включват основните унифицирани задължения на секретаря:

  • Предоставя административни дейности на главата+
  • Подробяваме бизнес, съответстващ на повиквания и имейли+
  • приема и преразпределя кореспонденцията, подготвя и изпраща отговори на получените писма+
  • създава събиране и преработка, необходима за ръководителя на информацията, осигурява работата на офиса+
  • Взема документи от служители за по-нататъшно прехвърляне към ръководството за подпис и запознаване+
  • Ангажирани в подготовката на срещи, срещи и конференции, води своите протоколи+
  • Покупки канцеларски материали и други продукти, необходими за осигуряване на непрекъснат живот на офиса+
  • решава организационните задачи за получаване на служители и посетители+
  • изпълнява друга работа, свързана с позицията.

Професионален секретар

Освен това, това могат да бъдат задълженията:

  • Контрол на изпълнението на поръчки и поръчки+
  • Документация за сканиране и копиране+
  • Отказ или прехвърляне на крайни срокове+
  • Резервация на билети и хотелски стаи+
  • Съставяне на доклади за пътни разходи+
  • Подготовка на напитки и лакомства за гостите.

В широк смисъл на думата секретарят прави огромна работа за създаване и насърчаване на положителна репутация и поддържане на изображението на компанията.

Професионален секретарПрофесионален секретар

Лични качества

Секретарят по време често често комуникира с различни хора, така че добър техник трябва да отговаря на следните изисквания:

  • Чистота+
  • Точност+
  • Добра воля+
  • култура на речта+
  • Комуникативност+
  • Няма вредни навици.

Тъй като секретарят е „лицето“ на компанията, един интегрален критерий е приятният вид на служителя. Важно е тук да се отбележи, че говорим за усещането за стил и наличието на вкус, а не за външния вид на модела. Често жените стават секретари, защото се смята, че те са по-особени за гъвкавост, устойчивост на стрес и способност да създадат уютна атмосфера в офиса.

Професионален секретарПрофесионален секретар

Отговорност

Специфичността на секретарската работа редовно ще подпомага лидера в правенето на бизнес. Поради тази причина тези професионални качества са изключително важни:

  • отговорност+
  • Точност+
  • внимателност+
  • производителност+
  • изучаване на+
  • Организации.

Наличието на тези бизнес качества ще позволи компетентната и ясно да изготви документация и рутина на деня. И способността за установяване на контакт с хората ще осигури ефективно взаимодействие между управлението, екипа и клиентите.

Професионален секретарПрофесионален секретар

Образование

За да получат работа по пощата на секретаря, често не е необходимо да има висше образование, то е подходящо за завършени специализирани курсове. Нелеси ще бъдат знание, придобити в областта на психологията, скоростите и стенографа. Основните познания за професията на секретаря могат да бъдат получени в специализирани колежи. Такова обучение е достъпно за онези, които са завършили 9 или 11 учебни часа и ще отнемат 1-3 години, в зависимост от съществуващото средно образование.

Ако изборът падна върху солидна компания, важно е да получите профилно образование. Например, в външното министерство на външните работи има център за обучение, който провежда подготовката на секретарите. Центърът преподава студенти по компютърна грамотност, основите на офисната работа, бизнес етика и етикет, английски език. Тъй като местните университети не предлагат секретарно обучение, предимството на кандидатите с дипломи в областта на филологията, комуникациите, психологията и други подобни области. Някои компании осигуряват обучение на кандидати, които са готови да наемат.

Професионален секретарПрофесионален секретар

работно място

Секретарят може да се управлява в солидна организация, в предприятието на малкия бизнес и в публичната институция, например в училище или университет. Днес секретарите или асистентите са необходими от почти всеки лидер. Позицията на секретариата ще обгърне различни митове – някои разговори за началото на една интересна кариера от тази професия, а други твърдят, че нарастването на практика не е получено.

Всъщност насърчаването на кариерната стълба зависи до голяма степен от личните качества. Инициативата и упоритата работа ще спомогнат за преместване на по-висока позиция в компанията, например, първи асистент мениджър и след това станете мениджър. По-нататъшното развитие в компанията ще бъде вече в ръцете на специалиста.

Професионален секретарПрофесионален секретарПрофесионален секретар

Каква средна заплата?

В началото на кариерата е трудно да се разчита на висока заплата. Служители без опит работодателите обикновено предлагат заплата 15000-20000 рубли. В зависимост от региона на пребиваване. В големите градове заплатите обикновено са повече. Средната заплата на опитен служител е 30000-45 000 рубли. в Русия. Експерти от по-високи квалификации, например лични асистенти на мениджъри и референт печелят 60000-80000 рубли.

Важно е да се разбере, че заплатата често зависи не само от позицията, но и от организацията или предприятието, в която бихме искали да си намерим работа. Така че в солидна компания заплатата на секретаря достига 300 000 рубли.

Професионален секретарПрофесионален секретар

Оценете статията
( Все още няма оценки )
Добавяне на коментари

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: