Под формата на бизнес комуникация по телефона

Изкуството на бизнес комуникацията е важен аспект на преговорите и много години не губят значението си. Интензивността на бизнес комуникациите през телефона се увеличава от година на година. И с развитието на мобилните комуникации става един от основните начини за комуникация. За да направите уменията на телефонните разговори, е важно да знаете тънкостите и правилата за бизнес комуникация.

Особености

Телефонът в съвременния свят играе важна роля, защото с помощта си комуникацията ни с роднини, приятели, колеги, лидерство и бизнес спътници се извършват.

Така, по време на разговор с определен кръг от хора, човек прилага подходящия начин за комуникация и например, никога няма да проведе диалог със своя шеф, като близък приятел. Тази ситуация използва по-официален вид комуникация.

Бизнес етикетът също трябва да се ползва от служители, които провеждат социологически проучвания на населението, да се обаждат от клиенти или преговарят по телефона. Често именно успешните телефонни разговори стават ключ към добрите бизнес отношения. И дори имиджа на компанията може напълно да зависи от способностите на работниците да извършват компетентни диалози по телефона.

Временни правила за бизнес разговори за информационен разговор, като правило, е една минута. Ако целта на повикването е да се реши проблемът, тогава интервалът от време може да бъде увеличен до три минути.

Понастоящем повечето повиквания се извършват от мобилни устройства. Използвайки този инструмент за комуникация, е необходимо да се съобразят с някои правила.

• Винаги изключвайте телефона или го поставете в режим на вибрации на бизнес среща с клиента, в киното, на семинара.
• Мобилно устройство, по-податливо на звук от стационарен телефон. Ето защо, в ситуация, в която, като на обществено място, е необходимо да се извърши личен разговор без външна намеса, можете просто да говорите спокойно, а събеседникът със сигурност ще ви чуе.

• Не поставяйте прекалено силно обаждане по телефона. Той може да се изплаши.
• Опитайте се да говорите накратко. В присъствието на трети страни разговорът не трябва да трае повече от 30 секунди, в противен случай има риск невежество пред човек. В случай, че има основателни причини за телефонния разговор, например относително заболяване или голяма сделка, тя трябва да бъде уведомена за ситуацията.
• Избягвайте телефонни разговори по време на бизнес обяд. Ако има остра нужда да отговаряте на повикването, тогава трябва да излезете заради масата и да говорите в по-малко пренаселено място.

Етикет

Етичните стандарти в комуникацията по телефона са важни за ефективната работа на компанията. Културата на телефонните разговори е специален вид бизнес комуникация. Познаването на правилата на етикета ще спомогне за укрепване на бизнес връзките и ще повиши рентабилността на организацията.

• Необходимо е да се приветства личността, с която има телефонен разговор. Най-подходящи за това са фрази, свързани с времето на деня („добро утро“, „добър следобед“ или „добър вечер“).
• По време на разговора на услугата е важно да следите собствената си интонация. За да не се изтласка събеседникът, трябва да говорите учтиво и спокойно, като избягвате ненужните емоции.

• След поздрав се препоръчва да се представите и да се обадите на вашето име, позиция и организация.
• Ако се обадите на човек, винаги трябва да изяснявате дали е удобно да говорите в момента.
• Съгласно стандартите на етичните стандарти, вземете тръбата след второто или третото повикване.
• По време на разговора не трябва да пушите, яжте храна или питие.
• Ако абоната на телетата се интересува от друг служител на организацията, разговорът трябва да бъде препратен към него или да включва функцията за очаквания.
• В ситуация, в която сте направили номер на грешка, имате нужда, без да задавате допълнителни въпроси, да се извинявате на събеседника и веднага да кажете сбогом.
• Никога не се обаждайте рано сутринта, по време на обяд или преди края на работния ден.
• Секретар или асистент могат да направят или да отговорят на повиквания вместо главата.

• Обадете се на личния номер на партньора или клиента може да се нарече само, че той сам ви е дал своите контакти. Но в почивните дни и празниците такива разговори са забранени.
• Има случаи, които разговорът е прекъснат поради лоша връзка. В тази ситуация, този, който се обади на първо място.
• Не забавяйте разговора. Един дълъг разговор може да притеснява събеседника и да причини възмущение. Ако комуникацията е забавена, и целта на разговора не е постигната, тогава можете да се обадите на клиента на следващия ден или да се съгласите на лична среща.
• След края на разговора се препоръчва да благодарим на събеседника и учтиво да се сбогуваме с него, предварително зададен дали има въпроси. Това просто действие ще направи завършен разговор и ще доведе до по-нататъшно сътрудничество.

Как да се подготвим?

Телефонният разговор трябва да бъде внимателно подготвен и да изпълнява редица конкретни действия. Обмислете повече основни точки.

• Обадете се на събеседника само след изготвянето на ясен план за разговор. За да изключите вторични детайли, можете да правите графични или схематични скици.
• Запишете важни въпроси, които трябва да забравят да зададете в процеса на преговори.
• Изготвяне на документи, които могат да са необходими в комуникационния процес (кореспонденция, доклади, договори).

• Разберете предварително в събеседника, удобен интервал от време за повикване.
• За да определите получената информация, подгответе преносим компютър или дневник.
• Разберете споделен списък на лица, които ще участват в разговор, за да се свържат с тях по име и покровителство.
• Преди да наберете номера, опитайте се да се настроите по позитивния начин, тогава вашето емоционално състояние несъмнено се дължи на местоположението на събеседника.
• Осъществяване на телефонен разговор, отчитайте сигурността на комуникационните инструменти в офиса, защото ценната информация може да влезе в ръцете на конкурентите.

Има и елементи, които трябва да бъдат премахнати и не са разрешени в предстоящия телефонен разговор.

• Няма нужда да обсъждате бизнес въпроси с непознат или случайно лице. По-добре назначава лична среща.
• Не се препоръчва да се изисква решение от лице, което няма власт или разглежда друго. По телефона той може да приеме съгласие, въпреки че ще бъде противник на това решение.
• Не изразяват искания, ако няма увереност, че събеседникът се съгласява с вас и иска да помогне.

Няма нужда да мълчат в слушалката за дълго време, в противен случай призивът получава впечатлението, че не го слуша.

Как да говорим правилно?

Ролята на телефона в залива за бизнес комуникация. Много често той отвлича вниманието от спешни случаи, извършени през деня, но в същото време ускорява решаването на много задачи. Ето защо е необходимо да се асимилират принципите на телефонни разговори, които допринасят за по-ефективното му използване.

Много е важно да притежавате техниката на бизнес комуникацията до служители, чиито специфики са в телефонни преговори с потенциални клиенти. Много компании се опитват от първите думи, за да установят контакт с повикващия, за да го направят истински клиент.

Първото впечатление по време на телефонната комуникация зависи пряко от гласа на гласа и компетентната реч, защото събеседникът е в първата минута, представлява виртуалния образ на който говори.

Фирмите се конкурират с различни начини за привличане на клиенти. Важен етап от насърчаването на услуги – продажбите по телефона и затова мениджърите трябва да извършват правилно и тактично да извършват диалози с клиенти, иначе печеливши договори ще отидат на конкуренти.

Съвети и препоръки

Следните съвети ще ви помогнат да постигнете успех в бизнес комуникацията по телефона.

• Препоръчително е да се правят повиквания към човек, който е имал полезна услуга. Думите на благодарността са много важни за бъдещото сътрудничество.
• Винаги се усмихвай, прекарвайки разговор. Вашата усмивка и оптимизъм със сигурност ще усетят абоната.
• В процеса на преговорите се опитват да предскажат хода на мислите на събеседника.
• Никога не произлизам анормален или разговорен речник. Това противоречи на културата на комуникацията.
• Използвайте изрази и термини, които ще бъдат разбрани от лицето на телета.
• Не покривайте слушалката с ръка, разговаряте паралелно с никого. Това проявява неуважение към събеседника.
• Обяснете позицията си уверено и точно, защото точността е учтивост на царете.

Слушайте внимателно повикващия, за да не загубите хода на мислите. Ако ви помолите да дублирате информация, тогава събеседникът не може да го харесва и вашата репутация ще бъде изложена на риск.

• Преговорите са важно да се води бързо, отговаряйки на зададените въпроси незабавно и объркващи предложения. Паузата може да бъде оправдана само когато специалист се занимава с търсенето на документация, необходима за преговорите. Ако паузата е влачила, тогава лицето има пълното право да прекъсва комуникацията.
• В моментите на телефонната, реална или виртуална комуникация е необходимо да бъдем изключително учтив. Писъците и разговорът за повишени цветове се считат за нарушение на етиката.
• Подобно на събеседника правилно, тъй като сръчният разговор разговор е не по-малко значителен от по-голямата част от диалога. Можете да активирате придружаването на първия, който да виси телефона. Така ще завършите разговора на приятелска вълна.

Разбира се, за успешно общуване по телефона, трябва да имате добра дикция. За да направите речта си експресивен и гласът е приятен, използвайте уроците от следното видео.